Bewerbungen

Vollständiger Bewerbungs-Workflow

Verstehen des End-to-End-Prozesses:

• 1. Bewerber sendet Formular - Der Interessent füllt das öffentliche Bewerbungsformular auf Ihrer Website aus, wählt gewünschte Events und Kategorien, lädt erforderliche Dokumente hoch und sendet die Bewerbung ab
• 2. System erstellt Bewerbung - Das System speichert alle Formulardaten, erstellt einen Bewerbungsdatensatz, verknüpft ihn mit ausgewählten Events und sendet Bestätigungs-E-Mail an Bewerber
• 3. Admin erhält Benachrichtigung - Sie erhalten eine Benachrichtigung (Dashboard, E-Mail) über die neue Bewerbung. Sie erscheint in der Bewerbungsliste mit Status "Neu"
• 4. Admin prüft Bewerbung - Öffnen Sie die Bewerbung, um Firmendaten, Kontaktinformationen, ausgewählte Events/Kategorien, hochgeladene Dokumente und alle benutzerdefinierten Felddaten zu prüfen
• 5. Admin trifft Entscheidung - Basierend auf Ihrer Prüfung: Bewerbung genehmigen, mit Begründung ablehnen, zusätzliche Informationen anfordern oder auf Warteliste setzen
• 6. System verarbeitet Genehmigung - Bei Genehmigung: erstellt Kontakt-Datensatz (oder verknüpft mit bestehendem), erstellt Event-Teilnehmer für jedes ausgewählte Event, generiert Zugangsdaten und sendet Genehmigungs-E-Mail mit Portal-Zugang
• 7. Bewerber wird Teilnehmer - Der Bewerber kann sich nun im Benutzerportal anmelden, Profil vervollständigen, Dokumente hochladen, Stände auswählen, Dienstleistungen bestellen und Rechnungen einsehen/bezahlen

Was bei Genehmigung passiert

Wenn Sie auf "Genehmigen" klicken, führt das System automatisch folgendes aus:

• Erstellt Kontakt - Ein neuer Kontakt-Datensatz wird mit Firmenname, Adresse, Ansprechpartnerdaten und allen Formulardaten erstellt. Wenn ein Kontakt mit derselben E-Mail existiert, können Sie den bestehenden verknüpfen
• Weist Kategorien zu - Der Kontakt wird den ausgewählten Kategorien zugewiesen, die Preisstufe, Berechtigungen und verfügbare Dienstleistungen bestimmen
• Erstellt Teilnahmen - Für jedes vom Bewerber ausgewählte Event wird ein Event-Teilnehmer-Datensatz erstellt. Zunächst als "nicht bestätigt" markiert, bis erforderliche Zahlungen oder Einreichungen abgeschlossen sind
• Generiert Zugangsdaten - Ein sicheres Passwort wird generiert (oder der Bewerber kann sein eigenes setzen). Login-E-Mail ist die E-Mail-Adresse des Kontakts
• Sendet Willkommens-E-Mail - Eine automatische E-Mail wird mit Zugangsdaten, Portal-URL und nächsten Schritten gesendet. Sie können diese E-Mail-Vorlage in den Einstellungen anpassen
• Protokolliert Aktivität - Die Genehmigung wird im Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempel, Admin-Name und Details erfasst

Bewerbung prüfen

Auf der Bewerbungs-Detailseite können Sie sehen:

• Firmeninformationen - Firmenname, Rechtsform, USt-IdNr., Branche, Website und vom Bewerber eingegebene Beschreibung
• Ansprechpartner - Name des Hauptansprechpartners, Position, E-Mail, Telefon und eventuelle weitere Kontakte
• Ausgewählte Events - An welchen Events teilgenommen werden soll, angezeigt mit Datum und Verfügbarkeitsstatus
• Ausgewählte Kategorien - Welche Aussteller-/Teilnehmerkategorien gewählt wurden, mit zugehöriger Preisgestaltung
• Antworten zu benutzerdefinierten Feldern - Antworten auf alle von Ihnen hinzugefügten benutzerdefinierten Fragen (Produktbeschreibungen, besondere Anforderungen usw.)
• Hochgeladene Dokumente - Vom Bewerber hochgeladene Dateien (Logos, Kataloge, Zertifikate). Klicken zum Herunterladen und Prüfen
• Bewertung - Sie können eine 1-5 Sterne-Bewertung für interne Priorisierung und Filterung vergeben

Bewerbungs-Aktionen

Aktionen, die Sie bei einer Bewerbung durchführen können:

• Genehmigen - Bewerbung annehmen. Konvertiert zu Kontakt und Teilnehmer. Bei mehreren Events können Sie auswählen, welche genehmigt werden
• Ablehnen - Bewerbung ablehnen. Geben Sie eine Begründung ein, die in der Ablehnungs-E-Mail enthalten ist. Die Bewerbung wird archiviert, aber nicht gelöscht
• Informationen anfordern - E-Mail mit Anfrage nach zusätzlichen Details oder Dokumenten senden. Bewerbung bleibt im Status ausstehend
• Auf Warteliste setzen - Wenn Kategorie voll ist, Bewerber auf Warteliste setzen. Er wird benachrichtigt, wenn ein Platz frei wird
• Interne Notiz hinzufügen - Notizen hinzufügen, die nur für Ihr Team sichtbar sind. Für Prüfungskommentare, Erinnerungen oder Diskussionspunkte
• Bewerbung bearbeiten - Informationen vor Genehmigung korrigieren oder aktualisieren (z.B. Tippfehler korrigieren, fehlende Daten ergänzen)
• Bewerbung löschen - Bewerbung dauerhaft entfernen. Nur für Spam oder Testeinreichungen empfohlen

Massenverarbeitung

Effiziente Bearbeitung mehrerer Bewerbungen:

• Mehrfachauswahl - Mehrere Bewerbungen über Checkboxen in der Liste auswählen
• Massen-Genehmigung - Alle ausgewählten Bewerbungen auf einmal mit denselben Einstellungen genehmigen
• Massen-Ablehnung - Mehrere Bewerbungen mit gemeinsamer Begründung ablehnen
• Auswahl exportieren - Ausgewählte Bewerbungen nach Excel für externe Prüfung exportieren
• Prüfer zuweisen - Bewerbungen an Teammitglieder zur verteilten Bearbeitung zuweisen

Filtern und Sortieren

• Nach Status - Filtern nach Neu, In Bearbeitung, Genehmigt, Abgelehnt, Warteliste
• Nach Event - Nur Bewerbungen für ein bestimmtes Event anzeigen
• Nach Kategorie - Nach angefragter Teilnehmerkategorie filtern
• Nach Datum - Nach Einreichungszeitraum filtern
• Nach Bewertung - Nach interner Bewertung sortieren (höchste zuerst)
• Suche - Nach Firmenname, Kontaktname oder E-Mail suchen