Check-Ins

Check-In-Workflow

So funktioniert der Check-In:

• 1. Vorbereitung - Badges mit QR-Codes drucken oder Teilnehmerlisten für das Event vorbereiten
• 2. Stationen einrichten - Check-In-Geräte (Laptops, Tablets, Scanner) an den Eingängen aufstellen
• 3. Teilnehmer kommt an - Teilnehmer nähert sich dem Check-In-Schalter mit Badge oder Ausweis
• 4. Check-In erfassen - Mitarbeiter scannt QR-Code, gibt Badge-Nummer ein oder wählt aus Liste
• 5. System protokolliert - Zeitstempel, Methode und Mitarbeiter werden erfasst. Badge wird als gültig bestätigt
• 6. Teilnehmer tritt ein - Grüne Bestätigung wird angezeigt. Teilnehmer betritt die Veranstaltung
• 7. Wiedereintritt möglich - Gleicher Teilnehmer kann erneut einchecken (mehrtägige Events, Wiedereintritt)

Check-In-Methoden

Verschiedene Möglichkeiten zum Einchecken:

• QR-Code-Scan - Schnellste Methode. QR-Code auf Badge mit Gerätekamera oder Handscanner scannen
• Badge-Nummer eingeben - Badge-Nummer manuell eintippen. Nützlich wenn QR-Code beschädigt oder unlesbar ist
• Namenssuche - Nach Teilnehmer-/Firmenname suchen. Aus Ergebnissen auswählen zum Einchecken
• Manuelle Auswahl - Teilnehmerliste durchsuchen und auswählen. Gut für kleine Events
• Mobile App - Dedizierte Smartphone-App für mobilen Check-In (z.B. auf Parkplätzen)

Check-In-Informationen

Was bei jedem Check-In erfasst wird:

• Teilnehmer-ID - Welcher Teilnehmer eingecheckt hat
• Zeitstempel - Exaktes Datum und Uhrzeit des Check-Ins
• Methode - Wie eingecheckt wurde (Scan, manuell, App)
• Badge-Nummer - Die verwendete Badge-/Ticketnummer
• Mitarbeiter - Welcher Admin den Check-In durchgeführt hat
• Eingangsbereich - Welche Check-In-Station (falls mehrere)

Echtzeit-Überwachung

Anwesenheit live verfolgen:

• Live-Zähler - Aktuelle Gesamtzahl eingecheckter Teilnehmer prominent angezeigt
• Aktuelle Aktivität - Die letzten 10-20 Check-Ins in einem Live-Feed
• Nach Kategorie - Aufschlüsselung der Check-Ins nach Teilnehmerkategorie
• Ausstehend/Nicht erschienen - Liste der registrierten, aber noch nicht eingecheckten Teilnehmer
• Stündliches Diagramm - Visuelles Diagramm der Check-Ins im Zeitverlauf

Check-In-Station einrichten

Vorbereitung Ihrer Check-In-Punkte:

• Hardware - Laptop/Tablet mit Kamera oder dedizierter QR-Scanner per USB angeschlossen
• Internet - Stabile Internetverbindung. Mobilen Hotspot als Backup bereithalten
• Anmeldung - Mitarbeiter meldet sich im Admin-Portal mit Check-In-Berechtigung an
• Check-In-Seite öffnen - Zu Check-Ins → Scannen navigieren oder den dedizierten Check-In-Modus nutzen
• Test-Scan - Mit einem Beispiel-Badge testen bevor Teilnehmer ankommen

Spezielle Szenarien

Umgang mit Sonderfällen:

• Badge nicht gefunden - Nach Name suchen wenn Badge nicht gescannt werden kann. Eventuell Ersatz-Badge ausstellen
• Nicht registriert - Falls Person nicht im System, kann Vor-Ort-Registrierung erfolgen (wenn aktiviert)
• Bereits eingecheckt - System zeigt Warnung. Kann für Wiedereintritt fortfahren oder Duplikat untersuchen
• Mehrere Tage - Jeder Tag erfasst separate Check-Ins. Historie zeigt alle Eintritte
• VIP/Referent - Visuelle Kennzeichnung für VIP-Teilnehmer. Möglicherweise separater Eingang

Berichte und Export

• Anwesenheitsbericht - Vollständige Liste wer eingecheckt hat mit Zeitstempeln
• Nicht-Erschienen-Bericht - Registrierte Teilnehmer die nicht eingecheckt haben
• Zeitanalyse - Wann Teilnehmer angekommen sind (Stoßzeiten, frühe/späte Ankünfte)
• Excel-Export - Check-In-Daten für externe Analyse herunterladen
• Anwesenheitsliste drucken - Druckbare Anwesenheitsliste erstellen