Rechnungen

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Erstellen, versenden und verwalten Sie Rechnungen mit vollständiger Zahlungsverfolgung.

Das Rechnungsmodul bietet professionelle, GoBD-konforme Rechnungsstellung mit automatischer Nummerierung, Zahlungsverfolgung, Mahnwesen und E-Rechnungs-Unterstützung.

Übersicht Rechnungs-Workflow

Der vollständige Rechnungslebenszyklus:

1. Entwurf - Rechnung wird erstellt, aber noch nicht finalisiert. Kann frei bearbeitet werden, Positionen können hinzugefügt/entfernt werden
2. Prüfung - Admin prüft Rechnung auf Richtigkeit vor dem Versand
3. Versand - Rechnung wird per E-Mail an Kunden gesendet. Rechnung ist jetzt für Bearbeitung GESPERRT
4. Warten auf Zahlung - Rechnung wurde gesendet, Zahlung wird erwartet. Status zeigt "Versendet"
5. Zahlungseingang - Volle oder Teilzahlung wird erfasst. Status aktualisiert sich entsprechend
6. Bezahlt/Abgeschlossen - Rechnung ist vollständig bezahlt. Teilnahme kann bestätigt werden

Rechnungs-Status erklärt

Verstehen jedes Status:

Entwurf - Rechnung wird vorbereitet. Nicht an Kunden gesendet. Kann bearbeitet oder gelöscht werden. In Grau angezeigt
Versendet - Rechnung wurde an Kunden gesendet. Für Bearbeitung gesperrt. Zahlung erwartet. In Blau angezeigt
Teilweise bezahlt - Kunde hat Teilzahlung geleistet. Restbetrag noch offen. In Gelb angezeigt
Bezahlt - Rechnung ist vollständig bezahlt. Keine weitere Aktion nötig. In Grün angezeigt
Überfällig - Fälligkeitsdatum ohne vollständige Zahlung überschritten. Mahnungen können versendet werden. In Rot angezeigt
Storniert - Rechnung wurde storniert. Kann Gutschrift erfordern. In Grau mit Durchstreichung angezeigt
Erstattet - Zahlung wurde an Kunden zurückerstattet. In Lila angezeigt

Rechnung erstellen

Schritt-für-Schritt Rechnungserstellung:

Teilnehmer auswählen - Wählen Sie, welcher Teilnehmer berechnet werden soll. Kontaktdaten werden automatisch übernommen
Rechnungsdatum setzen - Datum der Rechnungsstellung. Standard ist heute
Fälligkeitsdatum setzen - Zahlungsfrist. Beeinflusst, wann Überfällig-Status ausgelöst wird
Positionen hinzufügen - Produkte/Dienstleistungen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz hinzufügen
Rabatte anwenden - Prozentuale oder feste Rabatte hinzufügen
Notizen hinzufügen - Optionale Notizen, die auf der Rechnung erscheinen
Summen prüfen - Netto-, Steuer- und Bruttobeträge kontrollieren
Als Entwurf speichern - Speichern, um später weiterzuarbeiten

Positionsquellen

Rechnungspositionen können aus verschiedenen Quellen stammen:

Manuelle Eingabe - Beschreibung, Menge, Preis direkt eingeben
Aus Formeln - Automatische Berechnung basierend auf Kategorie, Standgröße, Dienstleistungen. Definiert unter Einstellungen → Formeln
Aus Dokumenten - Positionen aus Dokument übernehmen (z.B. Vertrag mit Preisgestaltung)
Aus Standreservierung - Standmiete basierend auf Standtyp und Größe hinzufügen
Aus Dienstleistungsbestellungen - Alle bestätigten Dienstleistungen aus den Bestellungen des Teilnehmers hinzufügen
Schnellauswahl - Aus vordefinierter Produkt-/Dienstleistungsliste auswählen

Rechnungen versenden

Wenn Sie eine Rechnung versenden:

E-Mail wird generiert - System generiert E-Mail aus Vorlage mit Rechnungs-PDF im Anhang
Rechnung wird gesperrt - WICHTIG: Rechnung wird gesperrt und kann nach Versand nicht mehr bearbeitet werden
Nummer wird zugewiesen - Fortlaufende Rechnungsnummer wird dauerhaft zugewiesen
Audit-Protokolleintrag - Versand wird mit Zeitstempel und Admin-Name protokolliert
Status ändert sich - Status ändert sich von Entwurf zu Versendet
Fälligkeitsdatum aktiv - Überfällig-Überwachung beginnt basierend auf Fälligkeitsdatum

Zahlungen erfassen

So erfassen Sie eingehende Zahlungen:

Rechnung öffnen - Gehen Sie zur Rechnungs-Detailseite
Zahlung erfassen klicken - Öffnet das Zahlungserfassungsformular
Betrag eingeben - Erhaltener Betrag (kann Teilzahlung sein)
Methode auswählen - Überweisung, PayPal, Stripe, Kreditkarte, Bar usw.
Referenz eingeben - Transaktions-ID, Schecknummer oder Referenz
Datum setzen - Datum des Zahlungseingangs
Zahlung speichern - System aktualisiert bezahlten Betrag und Status automatisch

Zahlungserinnerungen

Automatisierter Mahnungs-Workflow:

Freundliche Erinnerung - Vor Fälligkeitsdatum als Höflichkeit gesendet (optional, konfigurierbare Tage vorher)
Erste Mahnung - Nach Fälligkeitsdatum gesendet. Höfliche Erinnerung an überfällige Zahlung
Zweite Mahnung - Gesendet wenn erste Mahnung ignoriert. Kann Mahngebühr enthalten
Letzte Mahnung - Letzte Warnung vor rechtlichen Schritten. Bestimmter Ton, klare Frist
Rechtlich/Inkasso - Übergabe an Inkassounternehmen oder Rechtsabteilung

Gutschriften und Erstattungen

Umgang mit Korrekturen und Erstattungen:

Gutschrift - Gutschrift erstellen, um eine Rechnung ganz oder teilweise zu stornieren. Verweist auf Originalrechnung
Erstattung erfassen - Tatsächliche Rückzahlung erfassen (negative Zahlung)
Teilgutschrift - Gutschriften können für Teilbeträge sein
Automatische Verknüpfung - Gutschriften referenzieren die Original-Rechnungsnummer
Erstattungsverwaltung - Dedizierte Erstattungsseite mit Übersicht aller Erstattungen, filtierbar nach Status (ausstehend, abgeschlossen, fehlgeschlagen), Gateway (Stripe, PayPal, manuell) und Zeitraum

E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)

Elektronische Rechnungsstellung für Behörden und B2B:

E-Rechnung aktivieren - E-Rechnungsstellung pro Rechnung oder global in Einstellungen aktivieren
Käuferreferenz - Pflichtfeld für XRechnung (Leitweg-ID)
XML generieren - System generiert automatisch konformes XML
ZUGFeRD-PDF - Erstellt Hybrid-PDF mit eingebetteten XML-Daten
Validierung - Integrierte Validierung stellt Konformität sicher

GoBD-Konformität

Wie das System gesetzliche Konformität sicherstellt (deutsche Vorschriften):

Unveränderbar nach Versand - Versendete Rechnungen können nicht bearbeitet werden - nur gutgeschrieben
Fortlaufende Nummerierung - Rechnungsnummern sind streng fortlaufend ohne Lücken
Audit-Trail - Jede Änderung wird mit Zeitstempel, Benutzer und IP-Adresse protokolliert
Prüfsummen - SHA-256 Prüfsummen erkennen jegliche Manipulationsversuche
Aufbewahrung - Alle Rechnungsdaten werden für die gesetzliche Frist aufbewahrt (10 Jahre)

Rechnung vom Teilnehmer generieren

Rechnungen mit automatischen Positionen von der Teilnehmerseite erstellen:

Teilnehmer wählen - Navigieren Sie zur Teilnehmer-Detailseite und klicken Sie auf "Rechnung generieren"
Formelbasierte Positionen - System berechnet automatisch Positionen aus konfigurierten Formeln (Kategoriegebühren, Standkosten, Zuschläge)
Standreservierung - Bei bestätigtem Stand wird die Standmiete als Position hinzugefügt
Serviceaufträge - Bestätigte Serviceaufträge werden als Positionen mit Mengen und Preisen hinzugefügt
E-Rechnungsformat - Optional XRechnung oder ZUGFeRD Format wählen, falls E-Invoicing konfiguriert ist
Prüfen und Speichern - Die automatisch befüllte Rechnung prüfen, bei Bedarf anpassen und als Entwurf speichern

Massenrechnungsstellung

Rechnungen für mehrere Teilnehmer auf einmal erstellen:

Event wählen - Wählen Sie das Event, für das Rechnungen erstellt werden sollen
Abrechenbare Positionen prüfen - System zeigt alle Teilnehmer mit ihren berechneten Positionen (Formeln, Stände, Services)
Teilnehmer auswählen - Wählen Sie, für welche Teilnehmer Rechnungen erstellt werden sollen (alle oder einzeln)
Alle generieren - Rechnungsentwürfe für alle ausgewählten Teilnehmer in einem Schritt erstellen
Prüfen und versenden - Generierte Rechnungen in der Rechnungsliste prüfen und bei Bereitschaft versenden

Tipps

Prüfen Sie Rechnungen immer vor dem Versand - sie können danach nicht mehr bearbeitet werden
Nutzen Sie "Rechnung generieren" auf der Teilnehmerseite für formelbasierte automatische Positionen
Nutzen Sie die Massenrechnungsstellung, um Rechnungen für alle Teilnehmer eines Events auf einmal zu erstellen
Nutzen Sie Formeln zur automatischen Berechnung von Kategoriegebühren, Standkosten und Zuschlägen
Konfigurieren Sie Erinnerungs-E-Mails in den Einstellungen zur Automatisierung des Mahnwesens
Für wiederkehrende Events können Sie Rechnungen aus Vorjahren als Vorlagen kopieren

Hinweise

Rechnungen können nach dem Versand nicht gelöscht werden - verwenden Sie stattdessen Gutschriften
Das Rechnungsnummernformat kann unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen konfiguriert werden
Online-Zahlungen über Stripe/PayPal werden automatisch via Webhooks aktualisiert
Alle Rechnungs-PDFs werden dauerhaft im Dokumentenarchiv gespeichert
Mehrwertsteuer-/Steuersätze werden pro Position festgelegt und können innerhalb einer Rechnung variieren

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