Teilnehmer

Übersicht Teilnehmer-Lebenszyklus

Ein Teilnehmer durchläuft typischerweise diese Phasen:

• 1. Erstellung - Teilnehmer wird erstellt (über Bewerbungsgenehmigung, manuelle Erstellung oder Import)
• 2. Profilvervollständigung - Teilnehmer meldet sich im Portal an und vervollständigt das Profil mit erforderlichen Informationen
• 3. Einreichungen - Teilnehmer erledigt erforderliche Einreichungen (lädt Logos, Produktinfos, Zertifikate hoch)
• 4. Standauswahl - Falls zutreffend, wählt der Teilnehmer seinen Stand aus dem Lageplan
• 5. Dienstleistungsbestellungen - Teilnehmer bestellt Zusatzleistungen (Strom, Mobiliar, Catering)
• 6. Rechnungsstellung - Admin erstellt Rechnungen basierend auf Kategoriegebühren, Stand und Dienstleistungen
• 7. Zahlung - Teilnehmer bezahlt Rechnungen per Überweisung oder Online-Zahlung
• 8. Bestätigung - Sobald bezahlt und alle Anforderungen erfüllt, wird die Teilnahme bestätigt
• 9. Event-Tag - Teilnehmer checkt am Event ein

Teilnehmer hinzufügen

Verschiedene Wege zur Erstellung von Teilnehmer-Datensätzen:

• Aus Bewerbung - Bei Genehmigung einer Bewerbung werden Teilnehmer automatisch für jedes ausgewählte Event erstellt. Dies ist die häufigste Methode
• Von bestehendem Kontakt - Gehen Sie zur Kontakt-Detailseite und klicken Sie "Zu Event hinzufügen". Wählen Sie Event und Kategorie
• Neu erstellen - Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf "Teilnehmer hinzufügen". Geben Sie Kontaktdaten und Event/Kategorie ein. Erstellt Kontakt und Teilnehmer
• Massenimport - Importieren Sie Excel-Datei mit Teilnehmerdaten. Vorlage zum Download verfügbar. System erstellt Kontakte und Teilnehmer
• Aus früherem Event kopieren - Importieren Sie Teilnehmer aus einer früheren Event-Ausgabe. Nützlich für wiederkehrende Events

Teilnehmer-Status

Verstehen des Teilnehmer-Bestätigungsstatus:

• Nicht bestätigt - Initialstatus nach Erstellung. Teilnehmer hat Portal-Zugang, aber Teilnahme ist noch nicht finalisiert. In Gelb angezeigt
• Bestätigt - Teilnahme ist bestätigt. Alle Anforderungen erfüllt (Zahlungen, Einreichungen). In Grün angezeigt
• Storniert - Teilnahme wurde von Admin oder Teilnehmer storniert. In Rot angezeigt. Historischer Datensatz bleibt erhalten

Teilnehmer-Detailseite

Die Teilnehmer-Detailseite zeigt alle relevanten Informationen:

• Kontaktinformationen - Firmenname, Adresse, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon - verknüpft mit dem Kontakt-Datensatz
• Kategorie - Aktuelle Teilnehmerkategorie mit Preisstufe
• Standzuweisung - Zugewiesener Stand mit Position im Lageplan, Preis und Reservierungsstatus
• Dienstleistungsbestellungen - Liste bestellter Dienstleistungen mit Mengen, Preisen und Erfüllungsstatus
• Einreichungen - Erforderliche Einreichungen mit Status (ausstehend, eingereicht, genehmigt, abgelehnt)
• Rechnungen - Alle Rechnungen für diesen Teilnehmer mit Zahlungsstatus
• Dokumente - Generierte Dokumente (Verträge, Bescheinigungen, Badges)
• Check-Ins - Event-Anwesenheitsdatensätze mit Zeitstempeln
• Aktivitätsprotokoll - Chronologische Historie aller Änderungen und Aktionen
• Interne Notizen - Private Notizen von Ihrem Team

Teilnehmer-Aktionen

Verfügbare Aktionen auf der Teilnehmer-Detailseite:

• Details bearbeiten - Teilnehmerinformationen aktualisieren (Änderungen synchronisieren mit Kontakt-Datensatz)
• Kategorie ändern - Teilnehmer in eine andere Kategorie verschieben. Kann Preisgestaltung beeinflussen
• Stand zuweisen - Lageplan öffnen und Stand zuweisen. Erstellt Standreservierung
• Rechnung erstellen - Rechnung mit automatischen Positionen aus Formeln, Stand, Dienstleistungen generieren
• Dokument erstellen - Vertrag, Bescheinigung, Badge oder anderes Dokument aus Vorlage erstellen
• E-Mail senden - Direkte E-Mail an Teilnehmer mit Vorlagen senden
• Check-In erfassen - Teilnehmer manuell einchecken
• Teilnahme bestätigen - Status manuell auf bestätigt setzen
• Teilnahme stornieren - Mit optionalem Grund stornieren. Löscht den Datensatz nicht
• Teilnehmer löschen - Dauerhaft entfernen. Nur möglich wenn keine Rechnungen existieren

Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern

Teilnehmer können benutzerdefinierte Datenfelder haben:

• Tab Benutzerdefinierte Felder - Anzeigen und Bearbeiten von benutzerdefinierten Feldwerten für den Teilnehmer
• Feldsichtbarkeit - Felder können bearbeitbar (Teilnehmer kann bearbeiten), schreibgeschützt (nur Admin) oder versteckt sein
• Kategoriespezifische Felder - Verschiedene Kategorien können unterschiedliche benutzerdefinierte Felder aktiviert haben
• Portal-Anzeige - Als "sichtbar" markierte benutzerdefinierte Felder erscheinen im Teilnehmerportal

Massenoperationen

Effiziente Verwaltung mehrerer Teilnehmer:

• Massenauswahl - Mehrere Teilnehmer über Checkboxen auswählen
• Massen-E-Mail - E-Mail an alle ausgewählten Teilnehmer senden
• Massenrechnung - Rechnungen für alle ausgewählten Teilnehmer auf einmal erstellen
• Massendokument - Dokumente (z.B. Badges) für alle Ausgewählten generieren
• Massenexport - Ausgewählte nach Excel mit allen Datenfeldern exportieren
• Massen-Kategorieänderung - Mehrere Teilnehmer in eine andere Kategorie verschieben
• Massenbestätigung - Mehrere Teilnahmen auf einmal bestätigen

Filtern und Suchen

• Nach Event - Teilnehmer für ein bestimmtes Event filtern
• Nach Kategorie - Nur Teilnehmer in einer bestimmten Kategorie anzeigen
• Nach Status - Nach bestätigt, nicht bestätigt oder storniert filtern
• Nach Zahlungsstatus - Nur bezahlt, unbezahlt oder teilbezahlt anzeigen
• Nach Standstatus - Nach Stand zugewiesen oder nicht zugewiesen filtern
• Nach Check-In - Eingecheckte oder nicht eingecheckte Teilnehmer anzeigen
• Suche - Freitextsuche nach Firma, Kontaktname, E-Mail oder Standnummer