Einreichungen

Übersicht Einreichungs-Workflow

Der vollständige Einreichungs-Lebenszyklus:

• 1. Admin erstellt Typ - Definieren, was eingereicht werden muss (Logo, Produktdaten, Zertifikate usw.)
• 2. Für Event aktivieren - Einreichungstypen zu Events zuweisen mit Fristen
• 3. Teilnehmer sieht Aufgabe - Einreichung erscheint im Teilnehmerportal mit Anforderungen und Frist
• 4. Teilnehmer reicht ein - Teilnehmer lädt Datei hoch, gibt Text ein oder füllt Formular aus. Status: "Eingereicht"
• 5. Admin prüft - Falls Genehmigung erforderlich, prüft Admin die Einreichung
• 6. Genehmigen/Ablehnen/Überarbeitung - Admin genehmigt, lehnt ab oder fordert Überarbeitung an
• 7. Teilnehmer überarbeitet - Bei Überarbeitungsanforderung aktualisiert und reicht Teilnehmer erneut ein
• 8. Endgültige Genehmigung - Admin erteilt finale Genehmigung. Status: "Genehmigt"

Einreichungs-Status

Verstehen jedes Status:

• Ausstehend - Teilnehmer hat noch nicht eingereicht. In Grau mit Frist-Countdown angezeigt
• Eingereicht - Teilnehmer hat eingereicht. Wartet auf Prüfung (falls erforderlich). In Blau angezeigt
• Genehmigt - Admin hat die Einreichung genehmigt. In Grün angezeigt
• Abgelehnt - Einreichung entspricht nicht den Anforderungen. Teilnehmer benachrichtigt. In Rot angezeigt
• Überarbeitung angefordert - Admin hat Änderungen angefordert. Teilnehmer muss überarbeiten und erneut einreichen. In Orange angezeigt

Einreichungs-Eingabetypen

Verschiedene Arten von Einreichungen, die Sie sammeln können:

• Datei-Upload - Dateien hochladen mit Erweiterungs-/Größenbeschränkungen (z.B. Logo in PNG/SVG, max. 5MB)
• Text - Einzeilige Texteingabe (z.B. Produkt-Slogan)
• Textbereich - Mehrzeilige Texteingabe (z.B. Firmenbeschreibung für Katalog)
• URL - Webadresse-Eingabe mit Validierung (z.B. Produkt-Website)
• Checkbox - Bestätigungs-Checkbox (z.B. "Ich stimme den Ausstellungsregeln zu")
• Benutzerdefiniertes Feld - Verknüpfung mit benutzerdefiniertem Feld für strukturierte Dateneingabe

Einreichungstypen erstellen

Definieren, was Teilnehmer einreichen müssen:

• Name - Klarer Name (z.B. "Firmenlogo für Katalog")
• Beschreibung - Detaillierte Anforderungen und Spezifikationen
• Eingabetyp - Datei, Text, Textbereich, URL, Checkbox oder Benutzerdefiniertes Feld
• Datei-Einschränkungen - Für Dateitypen: erlaubte Erweiterungen, maximale Dateigröße
• Erforderlich - Ob diese Einreichung verpflichtend ist
• Genehmigung erforderlich - Ob Admin prüfen und genehmigen muss
• Hilfetext - Anweisungen, die dem Teilnehmer angezeigt werden
• Beispiel/Vorlage - URL zu Beispieldatei oder Vorlage zum Download

Event-spezifische Einstellungen

Einreichungen pro Event konfigurieren:

• Aktivieren/Deaktivieren - Welche Einreichungstypen für dieses Event erforderlich sind
• Frist - Fälligkeitsdatum für diese Einreichung
• Erinnerungstage - Erinnerung X Tage vor Frist senden
• Verspätete Einreichungen erlauben - Ob Einreichungen nach Frist akzeptiert werden
• Verspätungsgebühr - Optionale prozentuale Gebühr für verspätete Einreichungen
• Anweisungen - Event-spezifische Hinweise für diese Einreichung

Einreichungen prüfen

Wie eingehende Einreichungen bearbeitet werden:

• Einreichungsliste - Alle Einreichungen gefiltert nach Event, Typ, Status, Teilnehmer anzeigen
• Dateien herunterladen - Eingereichte Dateien zur Prüfung herunterladen
• Details anzeigen - Einreichungsinhalt, Zeitstempel, Überarbeitungshistorie einsehen
• Genehmigen - Einreichung als genehmigt markieren. Teilnehmer wird benachrichtigt
• Ablehnen - Mit Begründung ablehnen. Teilnehmer wird mit Erklärung benachrichtigt
• Überarbeitung anfordern - Mit spezifischem Feedback zur Änderung zurücksenden
• Notizen hinzufügen - Interne Notizen für Ihr Team

Verspätete Einreichungen

Umgang mit Einreichungen nach Frist:

• Verspätung-Markierung - System markiert Einreichungen nach Frist automatisch als "Verspätet"
• Verspätete blockieren - Option, Einreichungen nach Frist komplett zu verhindern
• Mit Gebühr erlauben - Verspätete Einreichungen mit prozentualer Gebühr akzeptieren
• Admin-Überschreibung - Admin kann immer im Namen des Teilnehmers einreichen

Massenoperationen

• Massengenehmigung - Mehrere Einreichungen auf einmal genehmigen
• Massen-Download - Alle Dateien für einen Einreichungstyp als ZIP herunterladen
• Massen-Erinnerung - Erinnerung an alle Teilnehmer mit ausstehenden Einreichungen senden
• Status exportieren - Einreichungsstatus-Bericht nach Excel exportieren