Events

Schritt 1: Grunddaten eingeben

Navigieren Sie zu Events → Neues Event und füllen Sie das Grunddatenformular aus:

• Event-Name - Der vollständige Name Ihrer Veranstaltung (z.B. "Frühjahrsmarkt 2026")
• Event-Key - Eindeutiger URL-Schlüssel in Kleinbuchstaben ohne Leerzeichen (z.B. "fruehjahrsmarkt-2026"). Wird automatisch generiert, kann aber angepasst werden. WICHTIG: Nach dem Speichern nicht mehr änderbar!
• Kurzbeschreibung - Prägnante Beschreibung für Übersichten und Suchergebnisse (max. 200 Zeichen)
• Beschreibung - Ausführliche Beschreibung mit Formatierung für die öffentliche Seite
• Event-Bild - Titelbild für das Event (empfohlen: 1200×630px, max. 5MB)

Schritt 2: Datum und Zeitraum

Definieren Sie wann das Event stattfindet:

• Startdatum - Der erste Tag des Events (Pflichtfeld)
• Enddatum - Der letzte Tag des Events. Bei eintägigen Events identisch mit dem Startdatum
• Öffnungszeiten - Tägliche Öffnungs- und Schließzeiten. Können pro Tag individuell festgelegt werden
• Zeitzone - Standard: Europe/Berlin. Relevant für internationale Veranstaltungen

Schritt 3: Öffnungszeiten konfigurieren

Im Tab "Öffnungszeiten" definieren Sie detaillierte Zeiten:

• Einheitliche Zeiten - Gleiche Öffnungszeiten für alle Tage mit einem Klick setzen
• Individuelle Zeiten - Für jeden Tag unterschiedliche Zeiten festlegen (z.B. Freitag 10-20 Uhr, Samstag 9-22 Uhr)
• Aufbauzeiten - Optional: Zeiten für den Aufbau vor der Öffnung
• Abbauzeiten - Optional: Zeiten für den Abbau nach Schließung

Schritt 4: Veranstaltungsort

Geben Sie den Ort der Veranstaltung an:

• Ortsname - Name des Veranstaltungsortes (z.B. "Messehalle 1")
• Adresse - Vollständige Straßenadresse
• PLZ und Stadt - Postleitzahl und Ortsbezeichnung
• Land - Auswahl aus Länderliste
• GPS-Koordinaten - Optional für Kartenintegration (werden automatisch ermittelt)

Schritt 5: Bewerbungszeitraum

Legen Sie fest, wann Bewerbungen möglich sind:

• Bewerbungsstart - Ab wann können sich Interessenten bewerben
• Bewerbungsende - Bis wann werden Bewerbungen angenommen
• Frühbucherrabatt - Optional: Enddatum für vergünstigte Anmeldung
• Bewerbungen erlauben - Schalter um Bewerbungen komplett zu aktivieren/deaktivieren

Schritt 6: Kategorien zuweisen

Wählen Sie welche Teilnehmerkategorien für dieses Event verfügbar sind:

• Kategorien aktivieren - Wählen Sie aus den vordefinierten Kategorien (z.B. "Aussteller Standard", "Premium-Aussteller")
• Kontingente - Optional: Maximale Plätze pro Kategorie begrenzen
• Event-spezifische Preise - Die Kategoriepreise können pro Event überschrieben werden
• Reihenfolge - Anzeigereihenfolge der Kategorien im Bewerbungsformular

Schritt 7: Formular konfigurieren

Im Tab "Formular" definieren Sie das Bewerbungsformular:

• Standardfelder - Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktdaten werden automatisch eingefügt
• Benutzerdefinierte Felder - Aktivieren Sie zusätzliche Felder aus den Vorlagen unter Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder
• Pflichtfelder - Markieren Sie Felder als verpflichtend für die Bewerbung
• Feldgruppen - Gruppieren Sie zusammengehörige Felder in Abschnitten

Schritt 8: Dokumente und Vorlagen

Verknüpfen Sie Dokumentvorlagen mit dem Event:

• Teilnahmevertrag - Vorlage für den Vertrag, der bei Genehmigung generiert wird
• Bestätigung - Teilnahmebestätigung nach erfolgter Zahlung
• Badge-Vorlage - Layout für die Namensschilder der Teilnehmer
• Standkarte - Informationsblatt mit Standdetails

Schritt 9: E-Mail-Vorlagen

Passen Sie automatische E-Mails an:

• Bewerbungsbestätigung - E-Mail direkt nach Eingang der Bewerbung
• Genehmigung - E-Mail bei Genehmigung mit Zugangsdaten zum Portal
• Ablehnung - E-Mail bei Ablehnung der Bewerbung
• Zahlungsbestätigung - E-Mail nach erfolgtem Zahlungseingang

Schritt 10: Event veröffentlichen

Überprüfen Sie alle Einstellungen und veröffentlichen Sie das Event:

• Vorschau - Sehen Sie die öffentliche Event-Seite vor der Veröffentlichung
• Test-Bewerbung - Durchlaufen Sie den Bewerbungsprozess als Testbewerber
• Status auf "Aktiv" - Setzen Sie den Event-Status auf "Aktiv" um das Event zu veröffentlichen
• Link teilen - Kopieren Sie den öffentlichen Link für Marketing und Kommunikation

Event-Verwaltung

Nach der Erstellung stehen diese Funktionen zur Verfügung:

• Event bearbeiten - Alle Einstellungen können jederzeit angepasst werden
• Event kopieren - Erstellt eine vollständige Kopie als Vorlage für Folgeveranstaltungen
• Event archivieren - Verschiebt vergangene Events ins Archiv (bleibt abrufbar)
• Event löschen - Nur möglich wenn keine Bewerbungen/Teilnehmer vorhanden (Super-Admin erforderlich)

Statistiken und Auswertung

• Bewerbungsübersicht - Status aller eingegangenen Bewerbungen
• Teilnehmerstatistik - Anzahl nach Kategorien und Status
• Umsatzübersicht - Rechnungsvolumen und Zahlungsstatus
• Export - Alle Event-Daten als Excel oder CSV exportieren